ビジネスコミュニケーションで伝えるべき7要素
ビジネス上の問題の多くはミスコミュニケーションです。上司・部下、あるいは同僚間で「どうして伝えた通りにできていないんだ？」「私の言っていることを理解していない」「あの人とは考えが合わない」というように感じることは少なくないでしょう。
ビジネスでのコミュニケーションは、業務を遂行し、成果を出すためにあります。今回はビジネスコミュニケーションで伝えるべき7つの要素を紹介します。
具体的な言葉を使うと業務効率化につながる
ビジネスで何か業務を依頼するときには「あれをああしておいて」というような抽象的な表現では伝わりません。できるだけ具体的な言葉を使いましょう。
ビジネスコミュニケーションで伝えるべき7つの要素ですが、たとえば、見積書を本日中にお願いしたいときには、以下のようになります。
1.根拠
「明日、先方に提出するから」など、見積書を今日中に出す根拠を明確に伝えましょう。
2.具体例
具体的な事例を伝えましょう。「以前、X社に見積書を出すのが遅れてトラブルになった」というように、かつての見積書に関するトラブル事例を伝えることで、より明確に認識できるようになります。
3.目的
「決裁を早くもらうため」「金額と項目を明確にするため」というように、目的をしっかりと伝えましょう。
4.全体像
見積書を送ることは、お客様から受注をもらうという営業プロセスのどの場面にあたるのか、全体像を伝えるようにしましょう。
5.納期
「なるべく早く」「今日中」では不完全。「見積書は今日の17時までに作成しておいて」というように、具体的な時間まで伝えることが重要です。
6.クオリティーのレベル
「完璧なレベルに」「ラフでいい」など、どの水準までやればいいのか、クオリティーのレベルを伝えます。
7.メジャーメント（成果の指標）
受注できることなのか、後々トラブルにならないということなのか、どのような結果を成果の指標とするのかを明確にしましょう。
具体的に伝えることで、より明確さを確保できます。ここまで伝えれば相手の誤解は小さくなり、こちらが思った通りの成果に近づくでしょう。
立場が上になるほど、部下に対して「あれがあれで、ああしておいて」と抽象的な言葉を使ってしまう傾向になります。できるだけ具体的な言葉を使うと、仕事上のミスも減り、業務の効率化にもつながります。社内の生産性を上げるために、心掛けてみましょう。
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